做PPT之前需要事先做哪些准备?

一个 PPT 任务来了，不是闷着头直接做就好了，很多PPT本身之外的相关事情（可以称为“任务背景”），也是非常有必要先弄清楚的。

做PPT前，你想过你的 PPT 是放给什么人看的吗？

观众是谁都不确定，怎么可能做出符合要求的 PPT，如何去组织内容和确定设计风格？

在哪里放映？

正设计的一份 PPT，你是否提前了解过它的放映环境？在确定屏幕尺寸、时间限制等条件之前盲目开始设计，最后很可能要遭遇大返工。

关于 PPT 播放的环境，你可能需要了解下面 5 个方面的情况：

包含播放的硬件和显示的硬件。

播放时是否允许连接自己的电脑播放？

若不允许，那么用来播放 PPT 的那台电脑是否支持自己的 PPT 文件格式，能否将自己设计的艺术效果、动画都完整显示？

用投影仪还是显示屏播放？

投影投放在白色投影布还是墙面上？

这对于 PPT 的配色方案的选择有重要影响。

平板电视、电脑等显示屏显示的颜色一般不会有太大偏差，而投影仪显示时某些色彩可能变得偏浅，甚至看不清楚，某些颜色投影在带颜色的墙面上时也可能发生变化。

白天在小会议室开会，投影投放在白色的墙面上时，建议用白色的背景。

因为白色的背景投出来会非常亮，投放区域与墙面很容易区分出来，更有气氛一些。

最好不用黑色或灰色的背景，这两种颜色投放出来只能看到墙面的颜色，文字几乎是打在墙面上，显得非常奇怪。

播放时能够关闭光源还是只能在明亮的室内播放？

现场是否支持声音的播放？

这对 PPT 背景色彩的选择、多媒体的应用等有直接的影响。

黑暗的环境下观看 PPT，什么样的背景颜色都能看得比较清楚；而明亮的环境下，如果用白色、浅色的背景则有可能导致你的 PPT 播放出来完全“走样”。

屏幕尺寸是 4 ：3，还是 16 ：9 ？

还是一个非常特殊的比例？

新建 PPT 之后第一件要考虑的事情不是封面怎么做，而是幻灯片页面大小设置为多少。

当我们修改一份 PPT 文件的幻灯片页面尺寸时，会弹出提示对话框，询问选择“最大化”还是“确保合适”，这里的“最大化”是指幻灯片页面调整后，页面上的图片、文字等对象的大小不发生改变，仍然保持调整页面尺寸之前的设置。

而“确保合适”则是指页面上的对象和幻灯片尺寸一起变化，幻灯片尺寸若是缩小，则这些对象也会相应缩小，幻灯片尺寸若是放大，这这些对象就相应放大。

你在制作的 PPT 最终是配合演讲手动播放，还是展台自动放映？

若配合演讲，是自己讲述，还是由领导、同事讲述？这些关系到内容、备注等的准备。

是 1 分钟视频，还是 10 分钟讲稿；正式演示时，是否有时间限制……到底要做多少页幻灯片合适？只有确定时间要求，心里才有数。

设计 PPT 前，须先规划、撰写好内容。

而在准备 PPT 内容之前，则须对其方向有一个大概的认识，避免离题千里，出现方向性失误。

该有的内容要有，该作为重点的内容要作为重点阐述，领导明确要求提及的要点应该有……

关于内容的方向，可通过默问如下问题来把握。

是概念性，还是务实性？

对于方案 PPT，做之前应确定到底是做一个初步的概念性的方案，还是做一个需要提出具体操作步骤的务实性、可执行方案。

对问题的分析需要达到什么样的程度，是否需要涉及可供调配的资源情况……

这是一个概念性的方案，只是对资兴市的形象包装提出一些初步的想法提交给相关单位参考。

重点在调研成果，还是执行策略？

哪些内容一笔带过，哪些内容详加论述？

课件 PPT 是备课的工具。

准备课件 PPT 的内容，应明确这一课内容中哪些是学生真正难以理解的知识，需要重点论述，哪些是所有学生都容易理解，可以一笔带过的，从而控制课件各部分内容的篇幅。

价值点是什么，兴趣点是什么？

调性即一份 PPT 整体呈现出来的风貌——是严肃的还是轻松的？是热烈的还是冷静的？是树立品牌的感觉还是促销产品的感觉？

在看到最终作品前，领导、客户其实对于 PPT 的调性可能会有一些模糊的想法，设计 PPT 前应该摸清楚他们的这些想法。

此外，设计调性的最终确定还应考虑清楚下面两个问题。

不同行业有不同的色彩、字体等应用规范，形成专属的视觉识别系统。

因而某些设计，人们一看到就能判定其大致属于何种行业。

比如，党政机关的设计常常使用红色、白色、黄色的搭配，环保组织、医疗机构多用绿色，，企业多用蓝色……